Zaproszenie uczestników

Zaproszenia na webinar

Wstęp

Prowadzenie webinaru trudno sobie wyobrazić bez uczestników. Z tej instrukcji dowiesz się, jak za pomocą platformy webinarowej MyOwnConference wysłać zaproszenia na webinar zorganizować mailing, zebrać dane uczestników, stworzyć formularze zapisu i strony przechwytujące oraz zorganizować poprzednią rejestrację na webinar.

 

Tworzymy linki do zaproszenia na webinar uczestników

Aby zaprosić uczestników, masz wejść do swojego panelu użytkownika. Jeśli jeszcze nie zostałeś zarejestrowany w platformie do webinarów MyOwnConference, najpierw załóż darmowe konto.

Aby goście mogli wejść na webinar, potrzebują specjalnego linku od Ciebie. Możesz zrobić go dostępnym dla wszystkich, poprzez umieszczenie go, na przykład, na swojej witrynie i na stronie w sieciach społecznościowych lub wysłać na adres e-mail.

W rozdziale Mój webinar możesz skopiować link i wysłać go swoim uczestnikom.

Wygląd odnośnika: https://go.myownconference.pl/315820145

Naciśnij skopiować link w linii Możesz skopiować link do zaproszenia uczestników na webinar.

Następnie wystarczy, że naciśniesz CTRL+V, aby wkleić link w potrzebnym miejscu.

Jak zmienić link do webinaru

W rozdziale Mój webinar możesz zmienić link, nacisnąwszy ustawienia pod nazwą pokoju webinarowego.

Jeśli zmienisz link do webinaru, poprzedni link już nie będzie aktywny. Nie zmieniaj linku do webinaru podczas spotkania, ponieważ go uczestnicy będą usunięte z pokoju webinarowego.

Rejestracja uczestników na webinar

Istnieje też inny sposób: możesz wysłać link na webinar po przejściu prostej rejestracji. W takim razie użytkownik otrzyma zaproszenie na e-mail. Jest to lepiej ze względu na to, że nawet gdy użytkownik nie przyjdzie na webinar, otrzymasz jego dane kontaktowe w każdym przypadku. Te informacje można wykorzystać w celach e-mail marketingu: skonfigurować kolejkę listów dla mailingu.

Do rejestracji uczestników można skorzystać z następnych narzędzi:

  1. Formularz przechwytujący, który można rozmieścić na stronie internetowej organizatora (na Twojej stronie) jako kod HTML.
  2. Landing page, który wygląda jako zwykła strona internetowa, do której link może mieć wygląd odnośnika (URL), tekstu, także przycisku w witrynie internetowej czy w sieciach społecznościowych.

Formularz zapisu

W rozdziale Moje zaproszenia możesz utworzyć formularze i landing page’e, służące do rejestracji użytkowników na webinar; wysyłać do użytkowników listy z przypomnieniami o nadchodzącym wydarzeniu, zarządzać bazą subskrybentów.

Taki formularz, w którym uczestnicy wpiszą interesujące Cię dane kontaktowe: imię adres e-mail, numer telefonu, płeć, można utworzyć w podsekcji Formularze zapisu po naciśnięciu przycisku Dodaj formularz zapisu.

Lepiej, gdy formularz zapisu będzie jak najprostszy, zawierać tylko pola Imię i e-mail. Więcej informacji o gościach możesz zebrać w trakcie webinaru za pomocą czatu i ankiet.

Po lewej stronie okna możesz ustawić wygląd formularza zapisu. W prawej kolumnie napisz nazwę formularza, zaznacz elementy i pola do wprowadzenia informacji. Po wprowadzeniu zmian naciśnij Zapisz.

Formularz można osadzić w swojej witrynie internetowej, przez umieszczenie kodu w stronie.

Landing page

Landing page — to strona, na której są podstawowe informacje o produkcie lub usłudze, webinarze. Jej celem jest wezwanie do działania (zarejestrować się, kupić coś i t.d.). Utworzyć taką stronę można w podsekcji Landing page.

Kreacja landing page’u w MyOwnConference

Zwróć uwagę, że nie możesz utworzyć strony przechwytującej, zanim utworzysz formularz zapisu.

Aby utworzyć landing page, naciśnij przycisk Dodaj nowy landing page. W oknie, które się pojawi, wprowadź nazwę i opis strony, dodaj formularz zapisu. W zakładce Wygląd strony wybierz jeden z 10 szablonów.

Napisz podstawowe informacje o webinarze, w polu Opis strony.

Aby zmienić wygląd landing page’a, skorzystaj z edytora wizualnego.

Wiadomość po subskrypcji

Po wypełnieniu formularza zapisu użytkownicy dostaną list od naszego systemu, którego celem  jest sprawdzenie adresu i potwierdzenie subskrypcji Twoich wiadomości.

Ważne! Ta wiadomość wysyła się automatycznie. Przekonaj się, że ustawienia wiadomości i jej tekst są poprawne lub zmień je. Ten krok jest niezbędny, gdy chcesz, by Twoi uczestnicy na pewno zrozumieli, że ten list dostali od Ciebie i dali zgodę na otrzymanie newsletterów.

W tym celu w sekcji Moje zaproszenia wybierz podsekcję Ustawienia. Wypełnij pola w każdej zakładce.

 

W zakładce E-mail potwierdzający można aktywować wiadomość informującą użytkowników o udanej subskrypcji. W tym celu zaznacz odpowiednią opcję. Wybierz też język i napisz tekst wiadomości.

Niektóre systemy pocztowe, które wykorzystują DMARC nie pozwalają podawać swój adres e-mail jako e-mail nadawcy.

Wypełnij pole E-mail do testowania wiadomości w zakładce Ogólne. W podsekcji Wiadomości możesz wysłać wiadomość testową na podany adres. Wtedy zobaczysz, jak wyglądają wysłane przez Ciebie listy do subskrybentów.

W zakładce Opcjonalne w linii Tekst do strony po subskrypcji dodaj swój tekst. Tutaj możesz też zmienić nazwę linku do potwierdzenia subskrypcji, linku rezygnacji oraz linku z powiadomieniem o spamie.

Informacje od uczestników

W  ustawieniach pokoju webinarowego możesz dodać dodatkowe pola do okna wejścia na webinar (adres e-mail, Skype) i zrobić ich wypełnienie obowiązkowym. System sprawdzi, czy istnieje podany adres poczty elektronicznej. W razie, gdy osoba wprowadzi nieistniejący e-mail, będzie ona usunięta z pokoju webinarowego.

W tym celu w zakładce Ustawienia globalne możesz zaznaczyć następne opcje:

  • Poproś uczestników o wprowadzenie adresu poczty elektronicznej
  • Zakaz wejścia bez wprowadzenia adresu poczty elektronicznej
  • Odrzucić uczestnika, jeśli podaje nieistniejący adres e-mail
  • Poproś uczestników o wprowadzenie ich nazwy użytkownika Skype`a
  • Zakaz wejścia bez wprowadzenia nazwy użytkownika Skype`a

Jeśli zaznaczysz te dodatkowe pola, uczestnicy będą musieli wypełnić je pod czas wejścia na webinar.

W ten sposób możesz zebrać informację kontaktowe uczestników i w przyszłości wykorzystać ich do wysyłki listów za pomocą systemu mailingowego MyOwnConference. Wszystkie dane możesz zobaczyć w sekcji Moje zaproszenia, podsekcja Subskrybenci.

Zarejestrowani uczestnicy i praca z nimi

Lista wszystkich uczestników Twoich webinarów i wszyscy Twoi subskrybenci oraz ich dane znajdują się w sekcji Moje zaproszenia podrozdział Subskrybenci. Tutaj znajdziesz informacje zebrane z różnych źródeł:

  • formularzy i stron przechwytujących;
  • okna wejścia na webinar;
  • dane subskrybentów, które zostali wpisani ręcznie przez Ciebie;
  • zaimportowana baza subskrybentów.

 

W kolumnie Informacja wyświetlono stan subskrypcji każdego użytkownika:

Aktywna subskrypcja — uczestnik pomyślnie zasubskrybował Twój newsletter.

Oczekiwanie subskrypcji  uczestnik jeszcze nie potwierdził subskrypcji.

Nieistniejący e-mail  uczestnik podał nieistniejący adres e-mail.

Wypisany  uczestnik anulował subskrypcję.

Eksportowanie bazy subskrybentów

Listę subskrybentów można załadować na komputer i wykorzystać do mailingu za pomocą usług innych serwisów lub dlatego by opracować informacje ręcznie. W tym celu naciśnij przycisk CSV lub EXCEL. W oknie, które się pojawi, wybierz dane, które chcesz zapisać i napisz, jaki ma być znak separatora.

Możesz eksportować nie całą bazę subskrybentów, a tylko jej część według pewnego kryterium. W tym celu naciśnij Filtr i wybierz potrzebne Ci znaczenia. 

 

Plik będzie zapisany w formacie CSV z kodowaniem UTF-8. Można go otworzyć, na przykład, w aplikacji Arkusze Google lub w Excel.

Importowanie bazy subskrybentów

Jeśli masz już swoją bazę adresów e-mail, to możesz ją importować do systemu mailingowego MyOwnConference. W tym celu zwróć się do działu wsparcia technicznego support@myownconference.pl. Do listu dołącz spis subskrybentów w formacie CSV i zrzuty ekranu (screenshot), które mogą służyć do potwierdzenia, że wykorzystywano tej bazy w innym systemie mailingowym.

Wysyłka zaproszeń

Jak napisać wiadomość do zaproszenia uczestników

Rozpowszechnić informację o webinarze i podać link do niego można poprzez listy mailingowe. Możesz skorzystać z innych serwisów mailingowych, czy też skorzystać z systemu wysyłki MyOwnConference.

W zakładce Wiadomości naciśnij przycisk Utwórz nową wiadomość. W oknie, które się pojawi, napisz temat wiadomości, czas i datę wysyłki oraz treść listu. Na przykład, jeśli Twój webinar ma zacząć się o 18:00, wtedy wybierz czas wysyłki 17.30. 

Mailing przed i po webinarze

Możesz skonfigurować mailing, który będzie przywiązany do konkretnego webinaru, a jego wysyłka będzie startować w pewnym terminie przed i/lub po webinarze zgodnie z harmonogramem.

Przycisk Zaplanuj webinar pozwala zaplanować wydarzenie na przyszłość.

Zobaczyć swój harmonogram i zaplanować kolejne spotkanie można też w sekcji Mój rozkład.

Po naciśnięciu tych przycisków otworzy się okno ustawień nowego webinaru.

W zakładce Wysyłka maili napisz listy do uczestników i skonfiguruj wysyłkę. Dodaj nową wiadomość lub edytuj wiadomość, którą stworzyłeś wcześniej.

 

Jeśli zaznaczyć opcję „Wyślij przypomnienie do wszystkich subskrybentów”, wiadomość będzie wysłana do wszystkich zarejestrowanych wcześniej subskrybentów z Twojej bazy.

Stworzone zaproszenia można edytować, usuwać, wysyłać do subskrybentów lub wysłać na swój adres e-mail w rozdziale Moje zaproszenia, podrozdział Wiadomości.

Konfigurując wiadomości, nie musisz ograniczać się tylko do przypominania o początku transmisji oraz do listu z linkiem do pokoju webinarowego. Komunikacja e-mailowa z uczestnikami webinaru może się stać skuteczną częścią strategii marketingowej.

Dodatkowe informacje

Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na pytanie, które Cię interesuje, zapraszamy oznajmić się z innymi naszymi poradnikami oraz z filmami instruktażowymi.

Tutaj znajdziesz odpowiedzi na częste pytania.

Przeczytaj też nasze inne instrukcje:

MyOwnConference krok po kroku. Jak założyć konto na platformie do webinarów, skonfigurować pokój webinarowy, zaprosić prezenterów i uczestników, dodać materiały.

Prowadzenie webinaru. Pokaz prezentacji, czat, ankiety, udostępnianie ekranu, nagrywanie webinaru, blokowanie uczestników.

Jak zorganizować autowebinar. Jak stworzyć autowebinar i skonfigurować go na platformie do webinarów MyOwnConference.

Zamknięty webinar. Spersonalizowane linki oraz inne sposoby ograniczenia dostępu na webinar

Instrukcja dla uczestnika. Jak uczestniczyć w webinarze, jak zadać pytanie do prowadzącego, kwestie techniczne.

Aby się skontaktować z działem wsparcia klienta, naciśnij Konsultant online w prawym dolnym rogu na stronie głównej.