Spis treści

Wstęp

Prowadzenie webinaru trudno sobie wyobrazić bez uczestników. Z tej instrukcji dowiesz się, jak za pomocą platformy webinarowej MyOwnConference zorganizować mailing, zebrać dane uczestników, stworzyć formularze zapisu i strony przechwytujące oraz zorganizować poprzednią rejestrację na webinar.

 

Tworzymy odnośniki do zaproszenia uczestników

Aby goście mogli wejść na webinar, potrzebują specjalnego linku od Ciebie. Możesz zrobić go dostępnym dla wszystkich, poprzez umieszczenie go, na przykład, na swojej witrynie i na stronie w sieciach społecznościowych lub wysłać na adres e-mail.

W rozdziale „Mój webinar” możesz skopiować link i wysłać go swoim uczestnikom.

Skopiowany przez Ciebie link jest stały i nie zmienia się po zakończeniu webinaru.

Wygląd odnośnika: https://go.myownconference.pl/315820145

 Wykonaj następne kroki do zaproszenia gości na webinar:

  1. Naciśnij „skopiować link” w linii „Możesz skopiować link do zaproszenia uczestników na webinar”.
  2. Po naciśnięciu przycisku pojawi się odnośnik, który możesz skopiować na dwa sposoby: kombinacją przycisków CTRL+C, lub kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję kopiować.
  3. Potem wystarczy, że naciśniesz CTRL+V, aby wkleić link w potrzebnym miejscu.

Jak zmienić link do webinaru

W rozdziale „Mój webinar” możesz zmienić link, nacisnąwszy „ustawienia”.

Na przykład, https://go.myownconference.pl/mywebinarlink. Możesz wykorzystać zarówno cyfry, jak i litery angielskiego alfabetu.

 

Jeśli zmienisz link do webinaru, poprzedni link już nie będzie aktywny. Nie zmieniaj linku do webinaru podczas spotkania, ponieważ go uczestnicy będą usunięte z pokoju webinarowego.

 

Zorganizowanie poprzedniej rejestracji na webinar

Istnieje też inny sposób: możesz wysłać link na webinar po przejściu prostej rejestracji. W takim razie użytkownik otrzyma zaproszenie na e-mail. Jest to lepiej ze względu na to, że nawet gdy użytkownik nie przyjdzie na webinar, otrzymasz jego dane kontaktowe w każdym przypadku. Te informacje można wykorzystać w celach e-mail marketingu: skonfigurować kolejkę listów dla mailingu.

Do rejestracji uczestników można skorzystać z następnych narzędzi:

  1. Formularz przechwytujący, który można rozmieścić na stronie internetowej organizatora (na Twojej stronie) jako kod HTML.
  2. Strona przechwytująca, która wygląda jako zwykła strona internetowa, do której link może mieć wygląd odnośnika (URL), tekstu, także przycisku w witrynie internetowej czy w sieciach społecznościowych.

Formularz przechwytujący

W rozdziale „Moje zaproszenia” możesz stworzyć formularze i strony przechwytujące, służące do poprzedniej rejestracji użytkowników na webinar; wysyłać do użytkowników listy z przypominaniami o nadchodzącym wydarzeniu, zarządzać bazą subskrybentów.

Taki formularz, w którym uczestnicy wpiszą interesujące Cię dane kontaktowe: imię adres e-mail, numer telefonu, płeć można stworzyć w podrozdziale „Formularze zapisu”, po naciśnięciu przycisku „Dodaj formularz zapisu”.

 

Lepiej, gdy formularz zapisu będzie jak najprostszy, i będzie składać się tylko z pól Imię i e-mail. Więcej informacji o gościach zmożesz zebrać w trakcie webinaru za pomocą czatu i ankiet.

 

Po lewej stronie okna możesz ustawić wygląd formularza zapisu. W prawej kolumnie napisz nazwę formularza, zaznacz jej elementy i pola do wprowadzenia informacji. Po wprowadzeniu zmian naciśnij „Zapisz”.

Formularz można umieścić na swojej witrynie internetowej, przez umieszczenie kodu w stronie.

Inny popularny sposób to strona przechwytująca, link do niej można z łatwością umieścić u siebie na stronie na portalach społecznościowych.

Strona przechwytująca

Strona przechwytująca (landing page) – to strona, na której przedstawiono podstawowe informacje o produkcie lub usłudze,której celem jest wezwanie do działania (zarejestrować się, kupić coś i t.d.).

 

Obowiązkowo dołącz do landing page’u wezwanie do działania. Ale mimo to unikaj zwykłych „zarejestruj się” i „przyjdź na webinar”. Lepiej skorzystaj z takiego wezwania do działania, które będzie bezpośrednio związanie za tematem webinaru, na przykład: „stań się najlepszym kopirajterem”, lub „zwiększ konwersję dwukrotnie”.

Kreacja strony przechwytującej w MyOwnConference

 

Zwróć uwagę, że nie możesz stworzyć strony przechwytującej, zanim nie stworzysz formularz zapisu.

 

Aby stworzyć stronę przechwytującą, naciśnij przycisk „Dodaj nową stronę przechwytującą”. W oknie, które się pojawi, wprowadź nazwę i opis strony, również dodaj formularz zapisu. W zakładce „Wygląd strony” wybierz jeden z 10 szablonów.

Po tym, jak stworzysz stronę, dodaj podstawowe informacje o webinarze, w polu „Opis strony”.

 

Aby zmienić wygląd landing page’a, skorzystaj z edytora wizualnego.

Wiadomość po subskrypcji

Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego użytkownicy dostaną list od naszego systemu, którego celem  jest sprawdzenie adresu i potwierdzenie subskrypcji Twoich wiadomości.

 

Ważne! Ta wiadomość wysyła się automatycznie. Przekonaj się, że ustawienia wiadomości i jej tekst odpowiadają Ci, w przeciwnym razie wprowadź potrzebne zmiany. Ten krok jest niezbędny, gdy chcesz, by Twoi uczestnicy na pewno zrozumieli, że ten list dostali od Ciebie i dali zgodę na otrzymanie newsletterów.

 

W tym celu w rozdziale „Moje zaproszenia” wybierz „Ustawienia”. I sukcesywnie wypełnij pola w każdej zakładce.

 

Niektóre systemy pocztowe, które wykorzystują DMARC nie pozwalają podawać swój adres e-mail jako e-mail nadawcy.

 

Wypełnij pole „E-mail do testowania wiadomości”. W rozdziale „Moje zaproszenia” możesz wysłać wiadomość testową na podany adres. Wtedy zobaczysz, jak wyglądają listy do subskrybentów wysłane przez Ciebie.

 

W zakładce „Opcjonalne” w linii „Tekst do strony po subskrypcji” dodaj potrzebny Ci tekst. Tutaj możesz też zmienić nazwę linku do potwierdzenia subskrypcji, linku rezygnacji oraz linku z powiadomieniem o spamie.

W zakładce „Wiadomość do sprawdzania adresu” obowiązkowo wybierz język, w którym Twoi subskrybenci będą otrzymywać listy.

 

Potwierdzenie subskrypcji jest potrzebne po to, by do Twojej bazy subskrybentów nie trafiały nieistniejące adresy. To również stopniowo zmniejsza możliwość, że Twoje listy trafią do kosza ze spamem. Musisz dać do zrozumienia swoim przyszłym subskrybentom, że jeśli zaakceptują subskrypcję, to zaczną dostawać tylko korzystne i aktualne informacje od Ciebie.

 

W zakładce „E-mail potwierdzający” można aktywować wiadomość informującą użytkowników o udanej subskrypcji. W tym celu zaznacz odpowiednią opcję. Wybierz też język i napisz tekst wiadomości.

 

Zbieranie informacji o uczestnikach

W rozdziale „Mój webinar” w ustawieniach możesz dodać dodatkowe pola do okna wejścia na webinar (adres e-mail, Skype) i zrobić ich wypełnienie obowiązkowym. System sprawdzi, czy istnieje podany adres poczty elektronicznej. W razie, gdy osoba wprowadzi nieistniejący e-mail, będzie ona usunięta z pokoju webinarowego.

W tym celu w zakładce „Ustawienia ogólne” możesz zaznaczyć następne opcje:

  • Poproś uczestników o wprowadzenie adresu poczty elektronicznej
  • Zakaz wejścia bez wprowadzenia adresu poczty elektronicznej
  • Odrzucić uczestnika, jeśli podaje nieistniejący adres e-mail
  • Poproś uczestników o wprowadzenie ich nazwy użytkownika Skype`a
  • Zakaz wejścia bez wprowadzenia nazwy użytkownika Skype`a

 

Jeśli zaznaczysz te dodatkowe pola, uczestnicy będą musieli wypełnić ich pod czas wejścia na webinar.

W ten sposób możesz zebrać informację kontaktowe uczestników i w przyszłości wykorzystać ich do wysłania listów za pomocą systemu mailingowego MyOwnConference. Więc zmożesz kontynuować udzielanie informacji po webinarze. Wszystkie wprowadzone dane możesz otrzymać w rozdziale „Moje zaproszenia”, podrozdział „Subskrybenci”.

 

Zarejestrowani uczestnicy i praca z nimi

Lista wszystkich uczestników Twoich webinarów i wszyscy Twoi subskrybenci oraz ich dane, które oni zostawili, znajdują się w rozdziale „Moje zaproszenia” podrozdział „Subskrybenci”. Tutaj znajdziesz informacje zebrane za pomocą:

  • formularzy i stron przechwytujących;
  • okna wejścia na webinar;
  • dane subskrybentów, które zostali wpisani ręcznie przez Ciebie;
  • zaimportowana baza subskrybentów.

 

W kolumnie Informacja wyświetlono stan subskrypcji każdego użytkownika:

„Aktywna subskrypcja” – uczestnik pomyślnie zasubskrybował Twój biuletyn informacyjny.

„Oczekiwanie subskrypcji” – uczestnik jeszcze nie potwierdził subskrypcji.

„Nieistniejący e-mail” – uczestnik podał nieistniejący adres e-mail.

„Wypisany” – uczestnik anulował subskrypcję.

Eksportowanie bazy subskrybentów

Listę subskrybentów można załadować na komputer i wykorzystać do mailingu za pomocą usług innych serwisów, lub dlatego by opracować informacje ręcznie. W tym celu naciśnij przycisk „Eksportować do CSV”. W oknie, które się pojawi, wybierz dane, które chcesz zapisać i napisz znak separatora.

Możesz eksportować nie całą bazę subskrybentów, a tylko jej część według pewnego kryterium. W tym celu w zakładce „Filtrowanie według” zaznacz opcję „Filtrować subskrybentów”, a potem wybierz potrzebne Ci znaczenia. Ładowanie pliku zacznie się automatycznie po naciśnięciu przycisku „Zapisz”.

Plik będzie zapisany w formacie CSV z kodowaniem UTF-8. Można go otworzyć, na przykład, w aplikacji Arkusze Google. W tym celu wejdź na Google Drive https://drive.google.com/drive/ i naciśnij przycisk „Nowy”. Wybierz opcję „Prześlij plik”.

 

W oknie, które się pojawi, wybierz potrzebny plik CSV. Po tym, jak został załadowany, naciśnij na plik prawym przyciskiem myszy, w opcji Otwórz w wybierz Arkusze Google. Plik otworzy się w nowej zakładce przeglądarki.

Importowanie bazy subskrybentów

Jeśli masz już pewną bazę adresów e-mail, to możesz ją importować do systemu mailingowego MyOwnConference. W tym celu zwróć się do działu wsparcia technicznego support@myownconference.pl. Do listu dołącz spis subskrybentów w formacie CSV i zrzuty ekranu (screenshot), które mogą służyć do potwierdzenia, że wykorzystywano tej bazy w innym systemie mailingowym.

 

Wysyłanie zaproszeń

Jak stworzyć wiadomość do zaproszenia uczestników

Rozpowszechnić informację o webinarze i podać link do niego można poprzez listy mailingowe. Możesz skorzystać z innych serwisów mailingowych, czy też skorzystać z systemu wysyłki MyOwnConference. Poniżej znajdziesz instrukcję, jak skonfigurować listę zaproszeń.

Masz też możliwość skonfigurowania kolejki wiadomości, aby Twoje uczestnicy otrzymali przypominanie o webinarze w określony czas przed transmisją.

W zakładce „Wiadomości” naciśnij przycisk „Stwórz nową wiadomość”. W oknie, które się pojawi, napisz temat wiadomości, czas i datę wysyłki oraz treść listu. Na przykład, jeśli Twój webinar ma zacząć się o 18:00, wtedy wybierz czas wysyłki 17.30. Aby potwierdzić, naciśnij „Zapisz”.

Mailing przed i po webinarze

Możesz skonfigurować mailing, który będzie przywiązany do konkretnego webinaru, a jego wysyłka będzie startować w pewnym terminie przed i/lub po webinarze zgodnie z harmonogramem.

W tym celu wejdź do rozdziału „Mój rozkład” i naciśnij przycisk „Dodaj nowy webinar do rozkładu” lub naciśnij „Zaplanuj wydarzenie” w Panelu Klienta.

W zakładce „Powiadomienia” wybierz lub utwórz nową wiadomość. Dla każdej wiadomości wybierz termin wysyłki. Zaznacz opcję „Wyślij przypomnienie do wszystkich subskrybentów„. Dalej naciśnij „Zapisz”.

 

Jeśli zaznaczyć opcję „Wyślij przypomnienie do wszystkich subskrybentów”, wiadomość będzie wysłana do wszystkich zarejestrowanych wcześniej subskrybentów z Twojej bazy.

 

Aby dodać nową wiadomość, naciśnij plus obok pola wyboru wiadomości. W oknie, które się pojawi, napisz temat wiadomości, język, wprowadź tekst wiadomości i naciśnij przycisk „Zapisz”.

Stworzone zaproszenia można edytować, usuwać, wysyłać do subskrybentów lub wysłać na swój adres e-mail w rozdziale „Moje zaproszenia”, podrozdział „Wiadomości”.

Konfigurując wiadomości, nie musisz ograniczać się tylko do przypominania o początku transmisji oraz do listu z linkiem do pokoju webinarowego. Komunikacja e-mailowa z uczestnikami webinaru może się stać skuteczną częścią strategii marketingowej.

 

Dodatkowe informacje

Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na pytanie, które Cię interesuje, zapraszamy oznajmić się z innymi naszymi poradnikami oraz z filmami instruktażowymi.

Tutaj znajdziesz odpowiedzi na częste pytania.
Aby się skontaktować z działem wsparcia klienta, naciśnij „Konsultant online” w prawym dolnym rogu na stronie głównej.