Wideokonferencja

Dzisiaj wiele procesów biznesowych częściowo lub całkowicie przenoszą się do internetu. Sprzedaży, poszukiwanie pracowników, marketing, zarządzanie łańcuchem dostaw i nawet konferencje.

Wydawałoby się, że do prowadzenia spotkania biznesowego konieczna jest obecność wszystkich uczestników w tej samej przestrzeni fizycznej. Ale dzięki nowoczesnym technologiom teraz są możliwe wideokonferencje.

Wideokonferencja to narada, zebranie współpracowników organizacji lub firmy, które prowadzi się przez internet. Podczas takich konferencji online uczestnicy mogą omówić bieżące zadania, obejrzeć dokumenty i prezentacje, wymienić się pomysłami na rozwiązywanie aktualnych problemów.

Jak wygląda spotkanie online?

1. Kolega, który jest odpowiedzialny za zorganizowanie spotkania, wysyła do innych odnośnik do internetowego pokoju do konferencji.

2. W umówionym czasie uczestnicy, klikając link, wchodzą do pokoju. Włączają kamerę internetową i mikrofon, by widzieć i słyszeć siebie nawzajem. Rozmawiają, wymieniają się pomysłami.

Jednak konferencja przez internet nie ogranicza się tylko do zwykłej komunikacji. Są tutaj również inne możliwości:

  • Pokazywanie web prezentacji. Współpracownik robi prezentację na pewny temat i pokazuje ją innym uczestnikom.
  • Wspólne oglądanie stron internetowych lub programów za pomocą udostępniania ekranu. Jeden z uczestników włącza pokazywanie ekranu na swoim komputerze i wszyscy mogą widzieć na swoich pulpitach dokładnie wszystko, co się dzieje po jego stronie: jak korzysta z pewnej programy lub serwisu internetowego.
  • Czat. Uczestnicy mogą wymieniać się wiadomościami.
  • Ankiety. Szybki sposób na głosowanie lub zaznajomienie się z opinią każdego uczestnika, dzięki czemu łatwiej jest podjąć decyzję.
  • Nagrywanie spotkania. Jeśli ktoś z uczestników ominie spotkanie lub niektóre go części, może on później obejrzeć nagranie wideokonferencji.

Jak zwiększyć efektywność wideokonferencji?

Napisz plan. Dobrze, gdy uczestnicy są zaznajomieni z listą pytań, które planuje się omówić. W taki sposób narada będzie lepiej zorganizowana i skuteczna.

Wybierz moderatora. To znaczy współpracownika, który będzie dbać o przestrzeganie reguł i harmonogramu spotkania oraz kierować tokiem rozmowy.

Przetestuj pokój. Godzinę przed wideokonferencją poproś, by wszyscy uczestnicy weszli do gabinetu online i sprawdzili dźwięki i wideo. Przykro będzie, gdy podczas narady wszyscy będą zmuszeni czekać, póki ktoś dokona wreszcie ustawień kamery, zamiast tego, by natychmiast zacząć dyskusję.

Zamknij online pokój. Bardzo ważne, by na wideokonferencję mogli trafić tylko współpracownicy firmy. Jeśli nie chcesz, by na spotkanie przyszli obcy ludzie, niech Twój pokój do wideokonferencji będzie chroniony hasłem.

Zajmij się łączem internetowym. Jeśli podczas transmisji będziesz pobierać pliki lub zostawisz włączone programy, które obniżają prędkość połączenia, może to spowodować, że będzie Ci źle widać i słychać innych uczestników. A to zmniejsza efektywność każdego spotkania. Zamknij zbędne okna i zakładki przeglądarek, zakończ pobieranie plików.

Wyłącz powiadomienia w komórce i na komputerze. Poproś, aby inni zrobili to samo.

Kontroluj czas. Trzymaj się planu spotkania. Poproś, by moderator pomógł ci prowadzić i zakończyć spotkanie zgodnie z rozkładem.

Wybierz sprawdzoną platformę do wideokonferencji. Zły dźwięk i wideo lub przerywanie transmisji mogą zmarnować najlepszą prezentację. Nie warto korzystać z bezpłatnych programów, lepiej wybrać platformę, która może zabezpieczyć wysoką jakość.

Ogranicz liczbę uczestników. Dyskusja z mikrofonem i kamerą wymaga porządku nawet bardziej niż zwykłe spotkanie. Zapraszaj tylko tych kolegów, którzy są świadomi problemu. Nie trzeba zapraszać ludzi tylko dlatego, by wykorzystać wszystkie wolne miejsca.

Zrób podsumowanie. Zarówno na zwykłej naradzie, jak i na wideokonferencji podsumowanie jest bardzo ważne: powtórzyć podjęte decyzje, zadania i wybrać osób, odpowiedzialnych za wykonanie.

Oczywiście, wideokonferencję nie mogą całkowicie zastąpić “żywych” spotkań. Ale takie spotkania online są świetnym rozwiązaniem dla firm, które mają kilka filii lub przedstawicielstw. Ponieważ daje to możliwość spotkać się ze wszystkimi współpracownikami, by omówić aktualne kwestie i wyzwania, nie wychodząc z gabinetu. W taki sposób oszczędzamy czas pracowników i koszty.

Wideokonferencja to nowoczesny sposób, pozwalający zachować efektywność pracy, a zarazem zaoszczędzić koszty na zorganizowanie spotkania.

Kluczem do sukcesu prowadzenia wideokonferencji jest staranne przygotowanie, ścisłe przestrzeganie przepisów i dobra platforma do wideokonferencji. Na stronie MyOwnConference możesz prowadzić wydajne spotkania przez internet i nie martwić się o jakość transmisji. Dostań bezpłatny dostęp do gabinetu online przez 30 dni.