Wideokonferencja — nowoczesne możliwości dla biznesu

Wideokonferencja

Dzisiaj wiele procesów biznesowych częściowo lub całkowicie przenoszą się do internetu. Sprzedaży, poszukiwanie pracowników, marketing, zarządzanie łańcuchem dostaw i wideokonferencja zamiast nasiadówki już nikogo nie zaskakuje.

Dzisiaj wiele procesów biznesowych częściowo lub całkowicie przenosi się do internetu. Sprzedaż, poszukiwanie pracowników, marketing, zarządzanie łańcuchem dostaw i wideokonferencja to tylko kilka elementów, które zastąpiły tradycyjną formę realizacji, wygodniejszą alternatywą.

Wydawałoby się, że do prowadzenia spotkania biznesowego konieczna jest obecność wszystkich uczestników w tej samej przestrzeni, np. w biurze. Dzięki nowoczesnym technologiom pojawiła się możliwość spotkania na wideokonferencji.

Wideokonferencja to narada, zebranie współpracowników organizacji lub firmy, która jest prowadzona przez internet. Podczas takich konferencji online uczestnicy mogą omówić bieżące zadania, obejrzeć dokumenty i prezentacje, wymienić się pomysłami na rozwiązywanie aktualnych problemów.

Jakie są zalety korzystania z wideokonferencji, możesz zobaczyć na tej stronie.

zalety wideokonferencji

Jak wygląda wideokonferencja?

  1. Kolega, który jest odpowiedzialny za zorganizowanie spotkania, wysyła do innych odnośnik do internetowego pokoju konferencji.
  2. W umówionym czasie uczestnicy, klikając link, wchodzą do pokoju. Włączają kamerę internetową i mikrofon, by widzieć i słyszeć siebie nawzajem. Rozmawiają, wymieniają się pomysłami.

Jednak konferencja przez internet nie ogranicza się tylko do zwykłej komunikacji. Są również inne możliwości:

  • Pokazywanie prezentacji. Współpracownik robi prezentację na wybrany temat i pokazuje ją innym uczestnikom. Tu znajdziesz listę dobrych programów do tworzenia prezentacji.
  • Wspólne oglądanie stron internetowych lub programów za pomocą udostępniania ekranu. Jeden z uczestników włącza pokazywanie ekranu na swoim komputerze i wszyscy mogą widzieć na swoich pulpitach dokładnie ten obraz, który chce przekazać, np. sposób korzystania z programu lub serwisu internetowego.
  • Czat. Uczestnicy mogą wymieniać się wiadomościami.
  • Ankiety. Szybki sposób na głosowanie lub poznanie opinii każdego uczestnika. Taki sposób ułatwia podjęcie decyzji.
  • Nagrywanie spotkania. Jeśli uczestnik ominie spotkanie lub jego część , może w przyszłości obejrzeć nagranie wideokonferencji.

Sprawdź, jak działa wideokonferencja. Załóż darmowe konto na platformie do webinarów i wideokonferencji MyOwnConference i przetestuj wszystko bez ograniczeń czasowych.

Jak zwiększyć efektywność wideokonferencji?

Stworzyliśmy checklistę, by zwrócić uwagę na różne istotne momenty prowadzenia wideokonferencji w artykule Prezentacja online. Ostatnie przygotowania.

Napisz plan. Dobrze, gdy uczestnicy zapoznali się z listą pytań, które będą omawiane. Dzięki temu narada będzie lepiej zorganizowana i skuteczniejsza.

Wybierz moderatora. To współpracownik, który będzie dbać o przestrzeganie reguł i harmonogramu spotkania oraz pokieruje rozmową.

Przetestuj pokój. Godzinę przed wideokonferencją poproś, by wszyscy uczestnicy weszli do gabinetu online i sprawdzili dźwięki i wideo. To nieprofesjonalne , gdy podczas narady wszyscy będą zmuszeni czekać, aż jedna osoba dokona ustawień kamery. Dyskusja powinna zacząć się od razu. 

Zamknij online pokój. Bardzo ważne, by na wideokonferencję mogli trafić tylko współpracownicy firmy. Jeśli nie chcesz, by na spotkanie przyszli obcy ludzie, zabezpiecz pokój do wideokonferencji i wyślij linki personalne.

Zajmij się łączem internetowym. Jeśli podczas transmisji będziesz pobierać pliki lub zostawisz włączone programy, które obniżają prędkość połączenia, może to spowodować, problemy z obrazem i dźwiękiem. Prowadzi to, do zmniejszenia efektywności każdego spotkania. Zamknij zbędne okna i zakładki przeglądarek, a także zakończ pobieranie plików.

Wyłącz powiadomienia w komórce i na komputerze. Poproś, aby inni zrobili to samo.

Kontroluj czas. Trzymaj się planu spotkania. Poproś, by moderator pomógł ci prowadzić i zakończyć spotkanie zgodnie z planem.

Wybierz sprawdzoną platformę do wideokonferencji. Zły dźwięk i wideo lub przerywanie transmisji mogą “spisać na straty” nawet najlepszą prezentację. Nie warto korzystać z bezpłatnych programów, lepiej wybrać platformę, która może zabezpieczyć wysoką jakość.

Ogranicz liczbę uczestników. Dyskusja z mikrofonem i kamerą wymaga porządku nawet w większym stopniu, niż zwykłe spotkanie w realu. Zapraszaj tylko tych uczestników , którzy są tego świadomi. Nie musisz zapraszać tłumów wyłącznie dlatego, by wykorzystać wszystkie wolne miejsca.

Zrób podsumowanie. Zarówno na zwykłej naradzie, jak i na wideokonferencji podsumowanie jest bardzo ważne. Pamiętaj o powtórzeniu poruszonych wcześniej kwestii , zleceniu projektu i wybraniu osób, odpowiedzialnych za wykonanie.

Podsumowanie

Oczywiście, wideokonferencje nie mogą całkowicie zastąpić “żywych” spotkań. Są za to świetnym rozwiązaniem dla firm, które mają kilka filii lub przedstawicieli. Daje to możliwość spotkania się ze wszystkimi współpracownikami, by omówić aktualne kwestie i wyzwania, nie wychodząc z gabinetu. W taki sposób oszczędzamy czas i koszty.

Wideokonferencja to nowoczesny sposób, pozwalający zachować efektywność pracy, a zarazem zaoszczędzić koszty na zorganizowanie spotkania.

Kluczem do sukcesu prowadzenia wideokonferencji jest staranne przygotowanie, ścisłe przestrzeganie przepisów i dobra platforma do wideokonferencji. Na stronie MyOwnConference możesz prowadzić wydajne spotkania przez internet i nie martwić się o jakość transmisji. Otrzymaj bezlimitowy, bezpłatny dostęp do gabinetu online.

Spodobał ci się ten post? Podziel się!

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
0

Wideokonferencja — nowoczesne możliwości dla biznesu: 3 komentarz

  1. Wideokonferencje to świetna sprawa, warto posiadać do tego odpowiedni system. W mojej firmie został wprowadzony głównie z powodu redukcji kosztów wyjazdów służbowych i możliwości szybkiego porozumiewania się 😉 szef jest bardzo zadowolony

    1. W naszej firmie tez korzystamy z wideokonferencji od Intelligent Tenchologies od pewnego czasu i jestesmy bardzo zadowoleni

      1. Myślę, że teraz większość firm powinna być wyposazona w wideokonferencje. Te od Ml system maja spoko system i dobrze się przez nie rozmawia 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dane osobowe zostały przekazane dobrowolnie i będą przetwarzane zgodnie z Polityką prywatności wyłącznie w celu zamieszczenia komentarza na blogu.