Prowadzenie webinaru: kompletny przewodnik przygotowania szkolenia

Prowadzenie webinaru

Jak często masz trudności z wzięciem się wreszcie do roboty i zacząć przygodę z prowadzeniem webinarów? Zawsze coś rozprasza naszą uwagę, nie ma ani czasu, ani inspiracji. Dodatkowo kiedy nie mamy dokładnego planu — rozpoczyna się prawdziwa katastrofa. Uwierz że, jeśli napiszesz wszystkie szczegóły na kartce, rozwiązanie najważniejszego problemu, który brzmi: “nie wiem, co mam robić” nastąpi szybciej, niż można się tego spodziewać. Nie wiesz jak napisać taki plan? Spokojnie, nie musisz tego robić, ponieważ już zrobiliśmy to za Ciebie. Zaczynamy! 

Wybierz temat

Być może masz już temat, który chcesz zaprezentować swoim przyszłym uczestnikom. W takim razie warto wymyślić dla niego ciekawy, chwytliwy tytuł. Jak go napisać, możesz przeczytać tu.

Jeśli nie wiesz, jaki wybrać temat dla kolejnego webinaru, skorzystaj z tych wskazówek.

  1. Napisz na kartce wszystkie swoje umiejętności i specjalności, hobby, problemy, które kiedykolwiek udało Ci się rozwiązać.
  2. Z tej listy wybierz kierunek, w którym jesteś naprawdę dobry. Dzięki temu poczujesz się pewniej podczas webinaru. Oprócz tego pewnie posiadasz jakieś notatki, które można wykorzystać do przygotowania webinaru. To znaczy, że możesz szybciej napisać ciekawy scenariusz do szkolenia.
  3. Zastanów się, jaki aspekt można poruszyć na webinarze. Nie próbuj wytłumaczyć wszystkiego na pierwszym szkoleniu. Lepiej obrać jeden kierunek. To zrozumiałe, że nie da się opowiedzieć wszystkiego o prawidłowym żywieniu na jednych zajęciach. Możesz porozmawiać o produktach, które powinny zostać ograniczone podczas odchudzania.

Najważniejsza wskazówka — wybierz temat, który jest dla Ciebie ciekawy i ekscytujący. Wtedy uczestnicy po Twoim webinarze będą rozentuzjazmowani i uzyskają spore korzyści. Natomiast Ty zaczniesz tworzyć własną markę i zdobędziesz status eksperta.

Określ grupę docelową

Nawet gdy Twój webinar jest niesamowicie ciekawy, to temat nie może być jednakowo interesujący dla każdego. Trzeba wiedzieć, kto jest Twoim przyszłym uczestnikiem, oraz jak wygląda Twoja grupa docelowa. Tylko wtedy webinar będzie naprawdę przydatny.

Aby uzyskać obraz przyszłych uczestników, napisz na kartce jak najwięcej szczegółów:

  • kto to jest: mężczyzna czy kobieta;
  • gdzie mieszka;
  • ile ma lat;
  • pracuje lub studiuje;
  • ile zarabia;
  • jakie ma zainteresowania;
  • jakie ma cechy charakteru.

Przeanalizowanie portretu grupy docelowej pomoże zrozumieć, jak współpracować z widownią, jak najlepiej wyjaśnić każde pytanie. Oprócz tego szybciej znajdziesz strony, fora, blogi, które odwiedzają. Te internetowe miejsca można wykorzystać też do reklamy webinaru (ale najlepiej robić to po skontaktowaniu się z właścicielem strony, by nie dostać bana za spam).

Przygotuj materiał do webinaru

Połącz wszystkie materiały, które masz na wybrany temat. Wybierz pliki na komputerze, które mogą się przydać, szukaj w internecie, rozmawiaj z kolegami i klientami. Spójrz w swoje notatki, przeczytaj o ostatnich wiadomościach i badaniach na ten temat.

Najprawdopodobniej dostaniesz mnóstwo informacji — więcej niż potrafisz opowiedzieć na jednym wydarzeniu. Gratulacje, masz już materiał dla kolejnych webinarów.

Dlatego by zebrać materiał do webinaru, musisz dokładnie określić cel tego spotkania. Treść powinna być zgodna z celem. Jeśli prowadzisz webinar promocyjny i chcesz sprzedawać towary lub usługi, wtedy celem jest sprzedaż. Gdy pragniesz nauczyć technik pamięciowych, powinieneś zadbać o to, by pod koniec zajęcia uczestnicy mogli zrozumieć, jak szybko poszerzyć swoje słownictwo.

Pozostaw tylko te informacje, które pomogą w osiągnięciu celu, śmiało możesz wyciąć wszystkie zbędne detale. Pamiętaj, że optymalny czas dla webinaru — 60 minut. 20 minut tego czasu zajmie Q&A.

Przygotuj materiał, który wyślesz do uczestników po spotkaniu. Na przykład, prezentację, checklistę, ulotki. W każdym razie muszą coś dostać po webinarze, by przypomnieć sobie wszystkie szczegóły.

Napisz plan webinaru

Przygotuj krótkie notatki, by opowiedzieć o wszystkim, co zaplanowałeś. Przygotowaliśmy schemat, który pomoże Ci w napisaniu planu.

Wstęp

  • Przedstawianie siebie i innych prezenterów.
  • Omówienie agendy webinaru.
  • Opis problemu, tematu webinaru.

Część podstawowa

Właśnie prezentacja lub szkolenie.

Odpowiedzi na pytania

Ważny jest czas na Q&A. Jeszcze na początku powiedz, kiedy uczestnicy otrzymają wszystkie odpowiedzi. Można, odpowiadać w trakcie webinaru, ale to będzie rozpraszało uwagę wszystkich.

Podsumowanie

Przedstawiamy wnioski.

Robimy anons kolejnych webinarów i kursów.

Napisz swoje kontakty, podziel się swoimi stronami w sieciach społecznościowy, powiedz, jak Cię znaleźć, zadać pytanie. Zachęcaj uczestników, by napisali swoją opinię o webinarze oraz o wynikach, które udało się osiągnąć.

Tworzymy landing page

Landing page to strona do zapisywania się na webinar, na której można przeczytać o szczegółach dotyczących webinaru i zarejestrować się na wydarzenie.

Najważniejsze elementy landing page’u:

  • nazwa webinaru;
  • data i czas;
  • imię i informacja o prezenterze;
  • do kogo ten webinar będzie skierowany ;
  • jaki jest cel webinaru;
  • bonusy dla uczestników;
  • cena;
  • powołanie do działania;
  • formularz rejestracji (imię, e-mail).

Nie musisz koniecznie wpisywać tych wszystkich elementów. Możesz coś dodać lub usunąć. Najważniejsze, by umieścić na tej stronie podstawowe informacje, żeby po przeczytaniu treści użytkownik zechciał się zarejestrować.

Promocja pred prowadzeniem webinaru

W naszym blogu już kilkukrotnie pisaliśmy o promocji webinaru. Teraz wymienimy główne i najbardziej skuteczne sposoby:

Wysyłka maili

Jeśli masz swoją bazę subskrybentów, napisz im o webinarze. Jest to Twoja grupa ludzi, którzy Cię znają i interesuje ich to, co robisz. Kupować bazę od kogoś — to najgorszy pomysł. W ten sposób nie znajdziesz swoich klientów, a jedynie trafisz do filtrów antyspamowych.

Media społecznościowe

Obecnie to jeden z najbardziej ulubionych kanałów do promocji. Skorzystaj ze wszystkich swoich stron w różnych sieciach. Napisz ogłoszenia w swoim profilu i w grupach, w których jesteś moderatorem. Jeśli zaplanowałeś wydać trochę pieniędzy, koniecznie skorzystaj z reklam targetowanych. Oczywiście, przeczytaj nasze wskazówki, jak promować wydarzenie na Facebooku oraz w innych sieciach społecznościowych.

Strony do planowania eventów

Istnieje wiele stron do planowania eventów. Dzięki dużej frekwencji na takich portalach możesz zyskać nowych uczestników. Podaj informacje o swoim webinarze, ale pamiętaj, by taki anons wyglądał zachęcająco.

Reklama za pomocą partnerów

Jeśli masz partnerów, umów się z nimi, aby napisali o Twoim webinarze na swoich stronach w mediach społecznościowych i w newsletterze. Gdy jeszcze nie masz partnerów, koniecznie znajdź kilka osób, które są w kontakcie z Twoją grupą docelową, pracują z nimi.

Tworzymy prezentację

Mamy już plan naszego webinaru i dokładne notatki do wystąpienia. Teraz możemy przejść do części wizualnej — dodaj obrazki, wykresy, tekst.

Prezentację możesz zrobić w PowerPoint lub wybrać inny ciekawy serwis.

Kilka porad:

  1. Nie dodawaj animacji do slajdów. Platformy do webinarów nie wspierają tego rodzaju plików.
  2. Bądź konsekwentny: jeden slajd dla jednej idei, 1- 2 czcionki i nie więcej niż 3 kolory.
  3. Używaj elementów korporacyjnych: logo, kolory firmy.

Wybierz platformę do prowadzenia webinarów

Wybór platformy do webinarów może sprawiać duży kłopot. Na rynku jest dostępnych mnóstwo serwisów webinarowych. W naszym blogu możesz przeczytać o najbardziej popularnych platformach i o najważniejszych funkcjach.

Aby wybrać odpowiednie oprogramowanie do webinarów, możesz skorzystać z tych podpowiedzi.

  1. Koniecznie przetestuj program. Załóż konto darmowe, spróbuj zorganizować testowy webinar i nagraj go.
  2. Wejdź do panelu klienta, by zobaczyć, czy potrafisz zrobić webinar samodzielnie. Jeśli platforma ma dobre instrukcje użytkownika i samouczki wideo, będzie Ci łatwiej nauczyć się wszystkiego.
  3. Sprawdź podstawowe funkcje. Najważniejsze to wiedzieć, jak zaprosić uczestników, załadować prezentację, włączyć mikrofon i kamerę, no i zacząć webinar.

Darmowy plan na webinary i zajęcia online od MyOwnConference

Przed przeprowadzeniem webinaru zadbaj o dobrej jakości sprzęt

Decydując się na prowadzenie szkolenia, nie możesz rozpocząć bez upewniania się, czy Twój sprzęt do webinarów jest wystarczająco dobry. Na co zwrócić uwagę?

  1. Wbudowany mikrofon i kamera zazwyczaj będą średniej jakości. Jeśli w planach masz poprowadzenie kilku lub kilkunastu webinarów, zainwestuj w zewnętrzną kamerę i mikrofon. 
  2. Najlepiej podłącz internet po kablu. Sieć bezprzewodowa będzie zawsze nieco mniej stabilna. Nie chcesz przecież, żeby co drugie zdanie było przerywane. Nic tak nie irytuje jak słaba jakość dźwięku.
  3. Zrób wcześniej test łącza internetowego i upewnij się, czy prędkość jest odpowiednia. Niektóre platformy np. MyOwnConference oferują w swoich usługach wykonanie takiego testu. Jeśli Twoja platforma nie ma takiej możliwości, możesz skorzystać ze strony www.speedtest.pl.
  4. Jak już zaopatrzysz się we wszystko, co jest niezbędne do prowadzenia webinaru, poproś znajomych, żebyście wspólnie sprawdzili, czy jakość jest dobra. Zrób to z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby w przypadku problemów mieć zapas czasu na zmianę. 

Skonfiguruj wysyłkę przypomnień

Po zarejestrowaniu się na webinar uczestnik powinien dostać kilka ważnych listów. Jest to niezbędne, by mógł otrzymać dane do logowania na webinar i nie zapomniał o wydarzeniu.

Do wysyłki przygotuj 4 maile, później wystarczy tylko wkleić odpowiednie imię uczestnika.

Mail 1

Skonfiguruj kolejkę wiadomości tak, by pierwsza z nich trafiła do uczestnika tuż po rejestracji.

Pierwszy mail to potwierdzenie rejestracji i podziękowanie za chęć uczestniczenia w spotkaniu. Nie zapomnij napisać o tym, jak można zapłacić za webinar, jeśli będzie to webinar płatny.

Mail 2

Druga wiadomość powinna być przypomnieniem o spotkaniu: data i godzina rozpoczęcia webinaru. Podziel się też ciekawym faktem dotyczącym tematu spotkania. W ten sposób wzbudzisz zainteresowanie uczestników i dodasz motywacji do przyjścia na webinar.

Maile 3, 4

Przypomnienie o webinarze 2 godziny i 30 minut przed spotkaniem. Dołącz do tego link i wpisz hasło do pokoju webinarowego. Dobrze, gdy wyjaśnisz uczestnikom, jak wejść na webinar z komputera i smartfona, jakie mają dostępne opcje na spotkaniu.

Na koniec garść przydatnych wskazówek

  1. Prowadź webinar w jasnym pomieszczeniu, ale nie pod światło. Najlepiej, żeby w tle nie było wielu przedmiotów rozpraszających uwagę. 
  2. Miej przy sobie wszystko, co może Ci się przydać: szklanka wody, notatki, książki, które mogą okazać się przydatne w przypadku pytań od uczestników. 
  3. Dopasuj swój ubiór do okoliczności. Zazwyczaj jasna koszula to uniwersalne ubranie każdego prowadzącego. Unikaj dodatków rozpraszających uwagę oraz wszelkich wzorków.
  4. Przed webinarem poinformuj współlokatorów, albo osoby z najbliższego otoczenia, że potrzebujesz ciszy podczas webinaru. Możesz wywiesić na drzwiach odpowiednią informację, żeby nikomu to nie umknęło.
  5. Nie ignoruj pytań, na które nie znasz odpowiedzi. Każdy rozumie, że nie musisz wiedzieć wszystkiego, jednak sztuką jest „wybrnąć” z takiej sytuacji. Obiecaj, że postarasz się mailowo odpowiedzieć na takie pytanie już po spotkaniu. Natomiast jeśli uważasz, że pytanie w żaden sposób nie dotyczy tematu spotkania – powiedz o tym. 

No cóż, to chyba wszystko. Podstawowe kroki przygotowania webinaru są już za Tobą. Musisz tylko zapoznać się z naszą checklistą i dowiedzieć się o ostatnich przygotowaniach przed webinarem, by wydarzenie przebiegło sprawnie i produktywnie. Niech Twoje webinary zawsze będą udane!

Przydatne informacje na temat kontaktu z uczestnikami po webinarze znajdziesz we wpisie Jak rozmawiać z klientami po webinarze? Dzwonimy do uczestników po szkoleniu.

Jeśli jesteś ciekawy, jak można zorganizować profesjonalny webinar małym wysiłkiem, wejdź na https://myownconference.pl/. Platforma oferuje szereg funkcji, dzięki którym zaplanujesz swoje wydarzenie w prosty sposób. Obsługa techniczna służy swoją pomocą. Możesz skorzystać z bezpłatnego konta i przekonać się, że to świetne rozwiązanie.

Spodobał ci się ten post? Podziel się!